Samo zapisanie skanów umów, świadectw pracy i wniosków urlopowych w folderze oznaczonym nazwiskiem pracownika nie tworzy jeszcze elektronicznych akt pracowniczych. To jeden z częstszych błędów przy wdrażaniu DMS-u do HR: system świetnie przechowuje PDF-y, ma wersjonowanie i uprawnienia, więc firma uznaje, że może w nim prowadzić pełną dokumentację pracowniczą. Dopiero przy audycie albo konieczności przekazania akt okazuje się, że brakuje historii operacji, wymaganych metadanych albo poprawnego eksportu.
Polskie przepisy nie wymagają zakupu systemu noszącego w nazwie „e-teczka”. Wymagają natomiast konkretnych właściwości systemu teleinformatycznego, w którym dokumentacja jest prowadzona i przechowywana. To ważna różnica. Zwykły DMS może spełnić te warunki, ale trzeba go oceniać nie po liczbie modułów czy wygodzie interfejsu, tylko po tym, czy potrafi zachować dokumentację przez wymagany okres, udokumentować dostęp i zmiany oraz wydać ją w prawidłowej strukturze.
Repozytorium to za mało: system musi chronić akta, kontrolować dostęp i zostawiać ślad
Pierwszy test DMS-u jest prosty: czy administrator może wejść do rekordu pracownika, podmienić dokument i pozostawić po tej operacji akta wyglądające tak, jakby nic się nie wydarzyło? Jeżeli tak, system nie zapewnia tego, czego oczekuje się od elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
System powinien zapewniać co najmniej:
- ochronę dokumentacji przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem,
- zachowanie integralności treści dokumentów i metadanych,
- stały dostęp dla osób upoważnionych,
- identyfikację użytkowników uzyskujących dostęp,
- rejestrowanie zmian dokonywanych w dokumentacji i metadanych,
- wyszukiwanie dokumentacji na podstawie wymaganych metadanych,
- eksport dokumentacji lub jej części,
- możliwość jej wydrukowania.
Najwięcej problemów sprawia nie samo logowanie użytkowników, lecz nieusuwalny albo odpowiednio chroniony dziennik zdarzeń. Historia typu „plik zmieniono 12 maja” jest mało użyteczna, jeżeli nie wiadomo, kto wykonał operację, czego dotyczyła i czy wcześniejszą wersję można odtworzyć. Równie słabym rozwiązaniem jest log przechowywany w tabeli, którą administrator może dowolnie edytować.
Przykład z praktyki: dział HR zatrudniający 180 osób przechowuje dokumenty w firmowym DMS-ie. Kadrowa ma prawo dodawać dokumenty, kierownik HR zatwierdzać je, a administrator IT zarządza kontami. Taki podział wygląda poprawnie, dopóki administrator ma jednocześnie możliwość otwierania wszystkich akt pracowniczych. Uprawnienia administracyjne do systemu nie powinny automatycznie oznaczać prawa do zapoznawania się z treścią dokumentacji HR. W przeciwnym razie firma rozszerza krąg osób mających dostęp do danych pracowników bez rzeczywistej potrzeby biznesowej.
W praktyce dobrze skonfigurowany system powinien rozdzielać przynajmniej role administratora technicznego, HR, użytkownika odczytującego dokumentację i osoby uprawnionej do wykonywania określonych operacji. Przy większej organizacji przydaje się także podział na spółki, jednostki organizacyjne albo grupy pracowników.
Kiedy zwykły DMS ma tu sens? Gdy ma dojrzały mechanizm ról, szczegółowe logi audytowe, zabezpieczenie historii zmian oraz kopie zapasowe objęte regularnym testem odtworzeniowym. Sam napis „backup wykonywany codziennie” w specyfikacji nie wystarcza. Kopia, której nikt nigdy nie próbował odtworzyć, jest bardziej deklaracją niż zabezpieczeniem.
Kiedy lepiej z niego zrezygnować? Gdy aplikacja została zbudowana głównie jako współdzielony dysk z obiegiem akceptacji, a kontrola dostępu kończy się na prawach do folderów. Dorabianie do takiego rozwiązania e-teczki często kończy się kosztowną serią wyjątków, skryptów i ręcznych procedur. Jeśli zgodność zależy od tego, czy pracownik HR będzie pamiętał o kilkunastu czynnościach przy każdym dokumencie, system nie rozwiązuje problemu — tylko przenosi go na użytkownika.
Trzeba też spojrzeć na czas. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. zasadniczy okres przechowywania dokumentacji wynosi okres zatrudnienia oraz 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał lub wygasł, o ile przepisy szczególne nie wymagają dłuższego przechowywania. Przy starszych aktach sytuacja jest bardziej złożona: dla zatrudnienia przypadającego na lata 1999–2018 możliwość skrócenia wcześniejszego 50-letniego okresu wiąże się m.in. ze złożeniem raportu informacyjnego do ZUS, a dla wcześniejszych stosunków pracy występuje okres 50-letni.
To oznacza, że przy zakupie DMS-u trzeba oceniać nie tylko jego dzisiejsze funkcje, lecz również możliwość migracji za 10, 20 czy 40 lat. Uzależnienie integralności dokumentacji od zamkniętego formatu, którego nie da się wyeksportować bez pomocy producenta, jest realnym ryzykiem.
Skan musi stać się dokumentem elektronicznej teczki, a nie tylko ładnym PDF-em
Drugi obszar weryfikacji zaczyna się w skanerze. Jeżeli firma zmienia postać dokumentacji z papierowej na elektroniczną albo włącza papierowy dokument do dokumentacji prowadzonej elektronicznie, nie wystarczy wykonać skanu i przeciągnąć go do katalogu pracownika.
Odwzorowanie cyfrowe dokumentu papierowego musi mieć jakość pozwalającą zapoznać się z jego treścią bez konieczności porównywania go z oryginałem. Dla typowego czarno-białego dokumentu drukowanego w formacie A4 lub większym minimalna rozdzielczość wynosi 200 dpi. Dla rękopisów A4 lub większych jest to 300 dpi i 16 bitów w kolorze. Przy mniejszych dokumentach obowiązują dodatkowo wymagania dotyczące minimalnej liczby pikseli na dłuższym boku: odpowiednio 1600 albo 2000 pikseli, zależnie od rodzaju dokumentu.
To parametry minimalne, nie ustawienia, które zawsze trzeba stosować bezmyślnie. Skanowanie każdej strony w bardzo wysokiej rozdzielczości i pełnym kolorze tylko dlatego, że „więcej znaczy lepiej”, potrafi niepotrzebnie zwielokrotnić rozmiar archiwum. Przy dziesiątkach tysięcy dokumentów przekłada się to na backup, replikację, czas eksportu i koszt przestrzeni dyskowej.
Z drugiej strony agresywna kompresja jest jeszcze gorszym pomysłem. Pieczątka, odręczna data albo cienki podpis potrafią po kompresji stać się nieczytelne. Przepisy dopuszczają automatyczną kompresję obrazów zapisywanych w PDF, o ile nie powoduje widocznego pogorszenia jakości.
Jest jeszcze ważniejszy etap: odwzorowanie papierowego dokumentu dołączane do elektronicznej dokumentacji pracowniczej pracodawca lub osoba przez niego upoważniona opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy. Dopiero takie podejście pozwala traktować skanowanie jako kontrolowany proces, a nie zwykłe kopiowanie papieru do PDF.
Wyobraźmy sobie firmę, która miesięcznie zatrudnia 40 osób. Dokumenty przychodzą do HR, pracownik skanuje je seryjnie i ręcznie przeciąga pliki do odpowiednich katalogów. Przy tej skali jedna pomyłka na 200 plików oznacza już kilka błędnie przyporządkowanych dokumentów rocznie. Jeszcze gorzej, jeśli nazwa pliku jest jedynym nośnikiem informacji: umowa_Kowalski_final2.pdf. Po zmianie nazwiska, ponownym zatrudnieniu albo pojawieniu się dwóch osób o tych samych danych taki model szybko się rozpada.
Dlatego e-teczka potrzebuje identyfikatorów i metadanych, a nie tylko nazw plików. Przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami do każdego dokumentu przypisuje się wymagany zestaw metadanych zapisany w pliku XML. Obejmuje on m.in. unikatowy identyfikator dokumentu i identyfikator dokumentacji danego pracownika. Struktura techniczna XML powinna być zgodna ze specyfikacją publikowaną przez ministra właściwego do spraw pracy.
Kryterium wyboru jest więc konkretne. Jeśli firma ma kilka–kilkanaście nowych dokumentów miesięcznie i stabilną, przeszkoloną obsadę HR, część czynności może pozostać kontrolowana proceduralnie. Przy setkach dokumentów miesięcznie automatyczna klasyfikacja, walidacja wymaganych pól i wymuszenie kompletności procesu zaczynają być znacznie ważniejsze niż efektowny podgląd PDF.
Nie należy jednak przeceniać OCR. Rozpoznawanie tekstu ułatwia wyszukiwanie i indeksowanie, ale nie zastępuje wymaganych metadanych ani kontroli jakości odwzorowania. Dokument może mieć perfekcyjnie rozpoznany tekst i jednocześnie być źle przypisany do pracownika.
Prawdziwy test DMS-u zaczyna się przy eksporcie, a nie przy dodawaniu dokumentu
Podczas prezentacji handlowej prawie każdy system potrafi szybko dodać PDF do teczki. Znacznie lepsze pytanie brzmi: „Proszę teraz wydać kompletną dokumentację tego pracownika w wymaganej postaci i pokazać, co dostaniemy poza samymi PDF-ami”.
Przenoszenie elektronicznej dokumentacji między systemami wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu. Odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych przekazuje się jako PDF. Dokumenty, które pierwotnie występują w innych formatach, są przekazywane w formacie, w którym były przechowywane, natomiast określone dane będące częścią dokumentacji, lecz niestanowiące pliku, zapisuje się w TXT. Metadane trafiają do odpowiednio skonstruowanych plików XML.
To właśnie tutaj odpada część systemów, które na ekranie wyglądają jak bardzo dobre archiwa. Potrafią wyeksportować załączniki do ZIP-a, ale nie potrafią odtworzyć formalnie uporządkowanego zbioru wraz z wymaganymi metadanymi. Eksport CSV z listą nazw plików nie jest tym samym.
Dobrze widać problem przy migracji. Firma przez osiem lat prowadzi akta w DMS-ie producenta A. Następnie wdraża system producenta B. Jeśli dotychczasowa aplikacja umożliwia prawidłowy eksport danych, migrację można zaplanować jako kontrolowany proces: dokumenty, metadane, identyfikatory, mapowanie danych, walidacja liczby rekordów i próby odtworzenia teczek. Jeżeli natomiast dostawca udostępnia jedynie PDF-y, firma musi rekonstruować część informacji podczas migracji. Przy kilku tysiącach pracowników robi się z tego osobny projekt.
Tę funkcję trzeba sprawdzić przed zakupem, najlepiej na danych testowych. Nie przyjmować odpowiedzi „eksport jest dostępny”. Trzeba poprosić o przykładowy pakiet eksportowy i sprawdzić:
- czy każdy dokument jest prawidłowo wyodrębniony,
- czy otrzymuje wymagane metadane,
- czy tworzony jest prawidłowy XML,
- czy struktura odpowiada aktualnej specyfikacji,
- czy można wyeksportować dokumentację jednego pracownika, jej część oraz większy zbiór,
- czy operacja jest rejestrowana,
- czy odbiorca może zweryfikować kompletność danych bez posiadania pierwotnego DMS-u.
Ma to znaczenie także wtedy, gdy pracownik lub były pracownik występuje o kopię dokumentacji. Pracodawca wydaje kopię całości albo wskazanej części nie później niż w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. Przy elektronicznych aktach możliwość szybkiego odfiltrowania właściwego zakresu dokumentów nie jest więc tylko wygodą operatora.
Przy wyborze narzędzia trzeba ponadto sprawdzić sposób wydawania dokumentacji elektronicznej. Może zostać przekazana na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście za pokwitowaniem albo środkami komunikacji elektronicznej, jeżeli odbiorca zostanie jednoznacznie zidentyfikowany, a wydanie dokumentacji zostanie potwierdzone dowodem doręczenia.
Dla organizacji, która potrzebuje jednego repozytorium dla umów, dokumentacji HR, faktur, procedur i innych procesów, dobrze skonfigurowany program do zarządzania dokumentami może być rozsądniejszym wyborem niż osobna aplikacja przeznaczona wyłącznie do e-teczek. Warunek jest jeden: funkcje dotyczące akt pracowniczych muszą być sprawdzone względem wymagań prawnych, a nie dopowiedziane na podstawie ogólnych możliwości DMS-u.
Granica jest dość wyraźna. Uniwersalny DMS ma sens, gdy firma chce integrować HR z innymi obiegami, ma zasoby do konfiguracji systemu i może przetestować zgodność eksportu, metadanych, uprawnień oraz audytu. Dedykowana e-teczka bywa bezpieczniejszym wyborem w dziale kadr, który nie ma własnego zaplecza IT i oczekuje gotowego modelu akt, prekonfigurowanych procesów oraz aktualizacji związanych ze zmianami prawa.
Najbardziej irytującą cechą rozbudowanych DMS-ów jest właśnie ich elastyczność. To, co dział IT traktuje jako zaletę — „można skonfigurować wszystko” — dla HR oznacza niekiedy miesiące ustalania struktur, praw dostępu, słowników, retencji i wyjątków. Możliwość zbudowania zgodnego procesu nie oznacza, że system jest zgodnie skonfigurowany po instalacji.
FAQ: elektroniczne akta pracownicze w DMS
Czy akta pracownicze można prowadzić w zwykłym DMS-ie?
Tak. Przepisy określają wymagania wobec sposobu prowadzenia i przechowywania elektronicznej dokumentacji oraz systemu teleinformatycznego, a nie obowiązek kupowania programu określonego handlowo jako „e-teczka”. DMS musi jednak faktycznie zapewnić wymagane bezpieczeństwo, integralność, metadane, historię operacji, wyszukiwanie, eksport i wydruk.
Czy zapisanie zeskanowanych akt w PDF wystarcza do przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną?
Nie. Trzeba zachować wymagania dotyczące odwzorowania cyfrowego oraz procedury zmiany postaci dokumentacji. W przypadku włączania papierowego dokumentu do dokumentacji elektronicznej odwzorowanie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy.
Czy OCR jest obowiązkowy?
Nie należy utożsamiać OCR z wymogiem prowadzenia e-akt. OCR jest funkcją pomocniczą — ułatwia wyszukiwanie i automatyczne odczytywanie treści. Nie zastępuje wymaganych metadanych, kontroli dostępu, integralności ani prawidłowego eksportu.
Jaką rozdzielczość powinien mieć skan?
Dla czarno-białych i kolorowych tekstów drukowanych w formacie A4 lub większym minimalna rozdzielczość wynosi 200 dpi. Dla rękopisów A4 lub większych — 300 dpi. Dla mniejszych materiałów obowiązują dodatkowo wymagania dotyczące minimalnej liczby pikseli na dłuższym boku.
Czy każdą dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat?
Nie. Dziesięcioletni okres stosuje się zasadniczo do stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r., liczony po zakończeniu zatrudnienia od końca odpowiedniego roku kalendarzowego. Dla starszej dokumentacji mogą obowiązywać inne zasady, w tym 50-letni okres przechowywania.
Czy administrator IT może mieć dostęp do wszystkich elektronicznych akt?
Techniczna rola administratora nie powinna automatycznie dawać nieograniczonego dostępu do treści akt. System należy skonfigurować tak, aby dokumentację udostępniał wyłącznie osobom upoważnionym, a dostęp i operacje były identyfikowalne oraz rejestrowane.
Co sprawdzić podczas prezentacji systemu przed zakupem?
Nie zaczynać od wyglądu panelu HR. Najpierw poprosić dostawcę o wykonanie pełnego eksportu przykładowej dokumentacji jednego pracownika, wraz z dokumentami i metadanymi. Następnie sprawdzić dziennik zdarzeń, sposób blokowania zmian, model uprawnień, procedurę wykonania prawidłowego odwzorowania dokumentu papierowego oraz możliwość odtworzenia danych z kopii zapasowej.
Pierwszą decyzją przed wdrożeniem nie powinien więc być wybór dostawcy, lecz test eksportu i integralności. Weź jedną przykładową teczkę, dodaj do niej kilka dokumentów, zmień jeden z nich, usuń inny, wykonaj eksport i spróbuj ustalić z otrzymanych danych: kto wykonał każdą operację, jaka była wcześniejsza wersja, do którego pracownika należy każdy dokument i czy pakiet da się przenieść bez ręcznego odtwarzania informacji. Jeśli DMS nie przechodzi tego testu, poprawienie nazewnictwa folderów czy dokupienie większej przestrzeni dyskowej niczego istotnego nie naprawi.
