Wybór odpowiedniego systemu CRM to jedna z kluczowych decyzji, przed którymi staje każda firma, chcąca efektywnie zarządzać relacjami z klientami. Rynek oferuje dwa główne rodzaje rozwiązań: chmurowe systemy CRM oraz systemy instalowane lokalnie. Oba podejścia mają swoje unikalne cechy i korzyści, ale różnią się również kosztami, wymaganiami technologicznymi i stopniem kontroli nad danymi. Które z nich okaże się lepsze dla Twojej firmy? Przyjrzyjmy się bliżej tym rozwiązaniom i ich kluczowym cechom.
Co wyróżnia chmurowe systemy CRM?
Chmurowe systemy CRM stają się coraz bardziej popularne dzięki swojej elastyczności i dostępności. Ich kluczową cechą jest to, że działają w modelu SaaS (Software as a Service), co oznacza, że użytkownicy mają dostęp do danych za pośrednictwem internetu, bez konieczności instalowania oprogramowania na lokalnych serwerach.
Pierwszą istotną zaletą jest dostępność w dowolnym miejscu i czasie. Dzięki chmurze pracownicy mogą pracować zdalnie, logując się na swoje konta z dowolnego urządzenia. To szczególnie ważne w erze pracy hybrydowej, gdzie mobilność stała się standardem. Dodatkowo, firmy nie muszą martwić się o zakup i konserwację serwerów – dostawca usługi zajmuje się wszystkim.
Kolejnym atutem jest łatwość skalowania. Firmy, które szybko się rozwijają, mogą w prosty sposób dostosować funkcjonalności systemu do swoich potrzeb, zwiększając liczbę użytkowników lub włączając dodatkowe moduły. Dzięki temu system rośnie razem z biznesem, nie generując dużych jednorazowych kosztów.
Nie sposób pominąć również kwestii regularnych aktualizacji. Dostawcy chmurowych systemów CRM regularnie wprowadzają nowe funkcje i poprawki bezpieczeństwa, co pozwala użytkownikom korzystać z najnowszych technologii bez konieczności ręcznego aktualizowania oprogramowania.
Lokalne systemy CRM – stabilność i kontrola danych
Lokalne systemy CRM to rozwiązanie dla firm, które stawiają na pełną kontrolę nad swoimi danymi i infrastrukturą. W tym modelu oprogramowanie jest instalowane na serwerach należących do firmy, co daje użytkownikom większą kontrolę nad danymi i ich bezpieczeństwem.
Jedną z głównych zalet lokalnych systemów jest stabilność i niezależność od internetu. W przypadku chmurowego rozwiązania, brak połączenia z siecią może uniemożliwić dostęp do systemu. Z kolei lokalne oprogramowanie działa nawet w sytuacji awarii sieci, co czyni je idealnym dla firm, które operują w obszarach o ograniczonym dostępie do szybkiego internetu.
Równie ważnym aspektem jest bezpieczeństwo danych. W dobie wzrastających obaw o cyberbezpieczeństwo wiele firm preferuje przechowywanie swoich danych lokalnie, gdzie ryzyko zewnętrznych ataków jest ograniczone. Dla branż, które operują wrażliwymi danymi, takimi jak medycyna czy finanse, może to być kluczowy czynnik decydujący o wyborze.
Nie można zapominać, że lokalne systemy pozwalają na pełne dostosowanie do potrzeb organizacji. Firmy mogą modyfikować i rozwijać oprogramowanie w sposób, który w pełni odzwierciedla ich procesy biznesowe, co nie zawsze jest możliwe w przypadku gotowych rozwiązań chmurowych.
Porównanie kosztów wdrożenia i utrzymania
Koszty wdrożenia i utrzymania to kluczowy element decyzji przy wyborze między chmurowymi systemami CRM a systemami instalowanymi lokalnie. Oba rozwiązania różnią się modelem finansowania, co może mieć istotny wpływ na budżet firmy.
Chmurowe systemy CRM opierają się na modelu subskrypcyjnym. Firmy płacą regularną opłatę, najczęściej miesięczną lub roczną, w zależności od liczby użytkowników i wybranych funkcji. Taki model eliminuje konieczność ponoszenia dużych kosztów początkowych związanych z zakupem licencji czy serwerów. W cenie subskrypcji zawarte są również aktualizacje, wsparcie techniczne i bieżące utrzymanie infrastruktury. Dla małych i średnich przedsiębiorstw może to być korzystne rozwiązanie, które pozwala na równomierne rozłożenie wydatków w czasie.
Z kolei lokalne systemy CRM wymagają znaczących inwestycji początkowych. Zakup licencji, infrastruktury serwerowej oraz koszty związane z instalacją mogą być znacząco wyższe niż w przypadku subskrypcji chmurowej. Co więcej, firma musi ponosić dodatkowe wydatki na konserwację sprzętu, aktualizacje systemu oraz zatrudnienie specjalistów IT, którzy będą odpowiedzialni za utrzymanie infrastruktury. Zaletą tego rozwiązania jest jednak brak stałych opłat subskrypcyjnych – po zainwestowaniu w system, korzystanie z niego nie generuje dużych bieżących kosztów.
Warto również zauważyć, że koszty chmurowych systemów CRM mogą rosnąć wraz ze zwiększaniem liczby użytkowników lub dodawaniem nowych modułów. Z kolei przy lokalnych systemach takie skalowanie może wymagać zakupu dodatkowego sprzętu i licencji, co również generuje koszty.
Jak wybrać idealny system CRM dla swojej firmy?
Wybór odpowiedniego systemu CRM zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, branża, potrzeby użytkowników czy budżet. Aby ułatwić tę decyzję, warto rozważyć następujące kroki:
- Zidentyfikuj potrzeby firmy – określ, jakie funkcje są najważniejsze dla Twojego zespołu, np. automatyzacja sprzedaży, raportowanie czy integracja z innymi narzędziami.
- Oceń zasoby techniczne – zastanów się, czy firma dysponuje infrastrukturą i personelem IT, który poradzi sobie z wdrożeniem i utrzymaniem lokalnego systemu CRM.
- Uwzględnij mobilność – jeśli zespół pracuje zdalnie lub hybrydowo, chmurowy system CRM może być bardziej odpowiedni dzięki swojej elastyczności.
- Porównaj koszty – oblicz łączny koszt posiadania (TCO) dla obu rozwiązań, uwzględniając nie tylko początkowe wydatki, ale również koszty długoterminowe.
- Zwróć uwagę na regulacje prawne – w niektórych branżach przepisy mogą wymagać, aby dane były przechowywane lokalnie, co automatycznie ogranicza wybór do systemów instalowanych na miejscu.
Decyzja powinna być również oparta na perspektywach rozwoju firmy. Jeśli planujesz szybki wzrost, elastyczność chmurowego systemu CRM może okazać się nieoceniona. Natomiast jeśli zależy Ci na pełnej kontroli nad danymi i masz odpowiednie zasoby techniczne, lokalny system CRM będzie dobrym wyborem.
Podsumowując, wybór między chmurowym a lokalnym systemem CRM to nie tylko kwestia technologii, ale przede wszystkim dopasowania do indywidualnych potrzeb organizacji.
Więcej na ten temat pod adresem: co to jest HubSpot.